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Como fazer ata de reunião a partir da gravação

Grave a reunião no modo que identifica vários falantes, renomeie cada participante e gere a Ata Multifalante: sai um documento em Word com participantes, pauta, discussões, deliberações, acordos com responsável e espaço para assinaturas. Data, hora e local ficam como campos em branco para você preencher.

Passo a passo

1. Avise que a reunião será gravada

   Além de ser boa prática, é o que permite usar o registro depois. Um aviso no início da reunião, com a gravação já rodando, costuma bastar em reunião interna.

2. Grave escolhendo o modo Vários falantes

   Esse é o passo que quase todos erram. A ata precisa saber quem disse o quê, então a transcrição tem que ser feita no modo Vários falantes, do plano Premium. Uma gravação transcrita como voz única não gera ata.

3. Renomeie os participantes

   A transcrição volta com Falante 1, Falante 2 e assim por diante. Troque pelos nomes reais: eles passam a valer na ata, nas assinaturas e em tudo que você baixar.

4. Gere a ata e preencha o que a gravação não sabe

   A ata sai com participantes, pauta na ordem discutida, síntese de cada ponto, deliberações, acordos com responsável e pendências. Data, horário e local ficam em branco de propósito: a gravação não tem essa informação, e inventar dado em documento formal é inaceitável.

Serve para reunião de grupo de pesquisa, colegiado e departamento

A estrutura é a de ata de reunião, não a de uma área específica, então serve para grupo de pesquisa, colegiado, departamento, orientação coletiva e reunião administrativa. Quem secretaria a reunião deixa de escrever a ata do zero e passa a revisar um documento pronto.

O ganho maior aparece nos acordos: cada ação sai com o responsável que a assumiu na fala, que é justamente o que se perde quando a ata é escrita de memória, dias depois.

O que a ata não faz por você

A ata é gerada da gravação, então ela não valida nada sozinha. Conferir os registros, preencher data, horário e local e colher as assinaturas continua sendo trabalho humano. O documento já traz uma nota dizendo isso, para não haver dúvida sobre a autoria.